Переход на электронные трудовые книжки: сроки и правила

Автор статьи

Алена Донмезова: Специалист по РКО

Дата публикации: 17/02/2020

Актуально на Апрель 2024

С 1 января 2020 года в России вводится новый формат старого документа – электронная цифровая книжка. Работники так получат постоянный доступ к данным о местах своей работы, а работодатели – новые возможности кадрового учёта. 

Преимущества электронной трудовой книжки

Основная причина перехода на новый формат кадрового учёта – минимизация ошибок в записях со стороны работодателя. Те, кто сейчас выходят на пенсию часто сталкиваются с такой проблемой. Работодатель использует не те формулировки, ставит неразборчивую печать и совершает другие ошибки, из-за которых годы работы не входят в страховой стаж. Из-за этого пенсионер лишается льгот, у него снижается пенсия или он не может выйти на отдых раньше. Электронная трудовая книжка решит эту проблему, поскольку данные будут отправляться и храниться в пенсионном фонде. В будущем не придётся подтверждать факт работы справками. Возможно, со временем появится возможность посылать заявление на пенсию удалённо.

Благодаря созданию общей базы данных, работники будут получать данные о трудовой деятельности в МФЦ, на портале госуслуг, в отделении ПФ РФ или у работодателя. Раньше копию трудовой книжки можно было взять только в отделе кадров или бухгалтерии, что не всегда удобно, если географически они находятся в другом городе. Сведения о работе могут понадобится при оформлении кредита на крупную сумму или некоторых госуслуг. 

За безопасность сведений можно не беспокоиться. Практика показывает, что из информационных систем пенсионного фонда утечек не было.

Переход на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек начнётся с 1 января 2020 года. К этому должны подготовиться работодатели и работники.

В течение 2020 года работодатели должны решить два основных вопроса:

1. Письменно оповестить всех работников о переходе на электронные трудовые книжки до 30 июня 2020. Это обязательное условие, поскольку на передачу данных требуется согласие.
2. Пересмотреть внутренние нормативные акты и внести в них изменения. Например, в процедуру приёма на работу и увольнения.
3. Проверить техническую готовность о передаче данных в ПФ РФ.

Работники должны решить для себя вопрос: сохранить бумажную трудовую книжку или нет. Если решено переходить на электронную, то надо подать работодателю заявление до 31 декабря 2020 включительно. 

Те, кто решил отказаться от бумажной, получат её на руки с соответствующей записью о переходе. Ответственность за хранение будет полностью лежать на гражданине. Терять или уничтожать трудовую не стоит, поскольку в будущем она пригодится для расчёта пенсии.

Если работник решил сохранить бумажную книжку, то работодатель будет дублировать записи о нём и в электронном, и в бумажном виде. По умолчанию, если заявление не подано, бумажная трудовая останется у работодателя. При дальнейшем трудоустройстве право сохранять бумажную трудовую останется. 

Граждане, устраивающиеся на работу с 1 января 2021 года впервые, права выбора не будут иметь. Им автоматически будет заведена электронная трудовая книжка. 

При увольнении работодатель выдаёт сведения на бумаге или в электронном виде, если бумажная трудовая сохранена, то сведения продублируются в ней. 

Новый работодатель переносит данные в свои системы кадрового учёта.

Сведения из электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка будет содержать почти тот же перечень сведений, что и бумажная:

• информация о работнике;
• даты приёма, увольнения, перевода на другую работу;
• место работы;
• вид мероприятия (приём, увольнение, перевод);
• должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
• вид поручаемой работы;
• основание кадрового мероприятия;
• причины прекращения трудового договора.

Что должен знать работодатель об электронной трудовой книжке?

С 1 января 2020 года работодатель должен ежемесячно подавать сведения о сотрудниках. Дата предоставления отчёта – не позднее 15 числа месяца, следующего за совершением кадрового мероприятия. 

При подаче сведений впервые, необходимо будет подать в том числе сведения о текущей трудовой деятельности. 

Формат взаимодействий работодателя и Пенсионного фонда изменён не будет. Новое программное обеспечение не понадобится.

С 1 января 2020 года при увольнении или принятии на работу сведения должны будут передаваться не позднее рабочего дня, следующего за за днём издания документа – основания для приёма на работу.