Как зарегистрировать онлайн-кассу: полная процедура

Автор статьи

Алена Донмезова: Специалист по РКО

Дата публикации: 08/07/2019

Актуально на Март 2025

В статье узнаем, в каком порядке следует регистрировать онлайн-кассу. Также мы подготовили список банковских организаций, подключающих аппарат “под ключ”. Нажмите “Показать видео”, чтобы посмотреть небольшой ролик на данную тему.

Чтобы начать работать по закону 54-ФЗ, необходимо приобрести и зарегистрировать онлайн-кассу, пройдя такие этапы.

1. Купить кассу.
2. Купить фискальный накопитель (ФН).
3. Зарегистрировать электронную цифровую подпись.
4. Заключить договор с оператором фискальных данных.
5. Зарегистрировать кассу в налоговой. 

Расскажем подробнее о каждом из этих этапов.

Касса

Выбор кассового аппарата зависит от сферы деятельности. Крупным торговым сетям подойдут кассовые системы, небольшим розничным магазинам достаточно небольшой портативной кассы, выездной и рыночной торговле нужны легкие кассы со встроенным аккумулятором, POS-терминалом и сканером штрихкодов. Подробнее о видах кассы и вопросах выбора можно прочитать в другой нашей статье. Здесь акцентируем внимание на том, что касса должна фигурировать в каталоге ФНС. Он постоянно чистится и пополняется, поэтому лучше туда заглянуть перед покупкой. Внимательно нужно относиться к выбору кассы тем, кто торгует товарами с обязательной маркировкой. Им обязательно понадобится сканер штрихкодов, синхронизация со специальными товароучетными системами, системой ГИС и специальное программное обеспечение.

Фискальный накопитель

Он пришёл на смену ЭКЛЗ (электронной контрольной ленте защищённой). Их суть одна – записывать информацию о продажах, чтобы их проверила налоговая. ЭКЛЗ раз год вынимали и отправляли на проверку. Сейчас нет лишней суеты и данные уходят в налоговую автоматически через оператора фискальных данных. К тому же фискальный накопитель записывает больше информации – не только суммы, но и список товаров.

ФН выпускаются на 13,13/15, 36 месяцев. Выбор зависит от системы налогообложения и особенностей деятельности.

Предприниматели на ОСНО могут применять фискальный накопитель в том числе и на 36 месяцев. Но сэкономить на получится. У фискальных накопителей на 13/15 месяцев и на 36 объем памяти не отличается и рассчитан примерно на 250 тысяч фискальных документов. Если на торговой точке много продаж , то память закончится раньше срока. 

Электронная цифровая подпись

Для заключения договора с оператором фискальных данных и регистрации кассы в налоговой потребуется усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись (КЭП). Ее же принимают органы власти при приеме документов и отчетов. Для выпуска подписи используются специальные средства шифрования, утвержденные ФСБ. 

Ее выдают только организации, аккредитованные Минкомсвязи. Их список есть на сайте министерства. КЭП – сертификат и ключ. В сертификате вся информация о владельце и сфере применения, а ключ – носитель подписи, который устанавливается на компьютер с криптопровайдером (программа-посредник). Срок службы – 12 месяцев. Выпуск подписи платный. 

Выбирая подпись, надо убедиться, что ею можно подписывать документы в налоговую и к оператору фискальных данных – сферы применения КЭП могут отличаться.  

Договор с оператором фискальных данных

ОФД – посредник между предпринимателем и налоговой. Он собирает данные с фискальных регистраторов и отправляет их в ФНС.

Список операторов фискальных данных размещен на сайте налоговой. Достаточно выбрать подходящего и отправить заявку на подключение. Договор с оператором фискальных данных заключается на тот же срок, что и действие ФН. 

Договор подписывается КЭП. Если ее нет, то можно обратиться к оператору фискальных данных, который сотрудничает с центрами сертификации или имеет свой. Тогда он же выпустит цифровую подпись. 

При выборе ОФД стоит обратить внимание на дополнительные услуги:

• круглосуточная поддержка;
• помощь в регистрации;
• контроль кассы;
• контроль работы кассиров;
• отчет и аналитика продаж.

Также бывают акции и пакетные предложения. Например, у ОФД можно купить кассу, ФН, КЭП и получить скидку.

Регистрация в налоговой

Для этого тоже нужна электронная подпись. В противном случае придется нести бумажное заявление в налоговую. Регистрация через интернет занимает 15 минут. Регистрация при личном визите может затянуться на пару недель. 

Этапы регистрации:

1. Найти и проверить номера кассы и ФН.
2. В личном кабинете налоговой заполнить заявление на регистрацию контрольно-кассовой техники.
3. Данные, которые выдал ОФД и ФНС занести в настройки кассы.
4. Распечатать отчет о регистрации.
5. Данные отчета внести в регистрационную форму на сайте налоговой.
6. Получить карточку регистрации.
7. Подтвердить подключение на сайте оператора фискальных данных.

На этом все. Можно подключать дополнительное оборудование, устанавливать нужное программное обеспечение и начинать работу. 

Можно не проходить все эти этапы самостоятельно, а воспользоваться банковской услугой “Касса под ключ”. достаточно будет выбрать кассу, оплатить счет, а банк привезет оборудование готовым к работе.

Список банков с услугой подключения онлайн-кассы под ключ