В этой статье расскажем про СБИС (система бухгалтерской и складской отчетности), которая является полноценной системой для автоматизации бизнес-процентов. С помощью электронного документооборота (ЭДО) компании могут производить между собой обмен документами дистанционно, внутри своих компаний и с обыкновенными людьми. Мы уже писали о преимуществах ЭДО на нашем сайте, сегодня проанализируем одно из лучших предложений на рынке – сервис СБИС.
Что такое ЭДО и чем он хорош
Электронный документооборот – это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи оператора ЭДО. Необходимость в заполнении бумажных носителей отсутствует. Передача информации происходит через специальное программное обеспечение, а все образцы заполняются на компьютере.
Электронный документооборот позволяет контрагентам обмениваться документами через Интернет. Печатать и и подписывать документы вручную не требуется. Таким образом, ЭДО оптимизирует бизнес-процессы, обеспечивает юридическую значимость бумаг, а также делает документооборот прозрачным и безопасным.
Для кого обязателен ЭДО
До недавнего времени переход на электронный документооборот был добровольным. Однако государством с каждым годом расширяется перечень областей работы, в которых он необходим. Налоговики установили, что до конца 2024 года электронными станут 95% всех передаваемых в стране счетов-фактур (исключение станут только документы, которые относятся к государственной тайне) и 70% транспортных и товарных накладных.
Помимо этого, установлены следующие рамки:
- доля электронных документов должна ежегодно увеличиваться как минимум на 20%;
- объем бумажных документов должен ежегодно сокращаться не менее чем на 10%.
В 2022 году переход на электронное делопроизводство остается собственной инициативой бизнеса. Но для некоторых предприятий ЭДО с этого года — обязательное условие. Например, с 1 января участники оборота маркированных товаров должны выбрать оператора и подключиться к системе электронного документооборота, чтобы сообщать о переходе права собственности на товар. Данное требование закреплено в постановлениях Правительства № 2464 от 31.12.2020 и № 64 от 28.04.2021.
Переход на электронный документооборот с 2022 года обязателен для маркировки следующих категорий товаров:
- обувь;
- лекарства;
- молочная, табачная продукция;
- парфюмерия;
- меховые изделия;
- фотоаппараты и вспышки;
- товары легкой промышленности;
- шины и покрышки.
А с декабря прошлого года маркировка обязательна для бутилированной минеральной воды, с марта 2022 года — для прочей упакованной питьевой воды. В это же время началась маркировка табачных стиков и смесей для кальянов без табака. Продолжается эксперимент по внедрению добровольной маркировки антисептиков, БАДов, пива, слабоалкогольных напитков, медицинских изделий, электронных сигарет. Планируется, что к 2024 году маркировка будет необходима для всех основных потребительских товаров, которые производят в России или импортируют в нее. Поэтому сроки перехода на электронный документооборот ограничены.
Также переход на ЭДО в 2022 году потребуется и для соблюдения законодательных требований по сдаче отчетности. Такой электронный документооборот относится к сфере B2g (“бизнес для государства”) и доступен в сервисах интернет-отчетности.
В 2022 году бухгалтерскую отчетность должны сдавать в электронном виде все компании, которые обязаны вести бухгалтерский учет. Режим налогообложения и правовой статус не имеют значения. Не обязаны предоставлять отчеты только ряд организаций: государственный сектор, религиозные, связанные с государственной тайной, а также Центробанк и отчитывающиеся перед ним финансовые организации.
Внедрение электронного документооборота обязательно в 2022 году для участия в госзакупках на ряде электронных торговых площадок. Это обеспечивает достоверность предоставленной информации и дает гарантию исполнения контракта.
Также с 1 января 2022 года для организаций — заказчиков товаров, работ и услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд введено электронное актирование. Обмен электронными документами между заказчиком и исполнителем осуществляется только с помощью ЕИС — Единой информационной системы в сфере госзакупок. Поставщики могут настроить ЭДО с электронными торговыми площадками и получать от них оригиналы закрывающих документов в короткие сроки.
СБИС – лучший сервис для ЭДО
Сегодня рынок предлагает широкий выбор сервисов для электронного документооборота. Расскажем об одной из лучших систем – СБИС.
СБИС – это система с множеством сервисов: электронная отчетность во все государственные органы всех регионов, управление онлайн-кассами, управление продажами, учет маркированных товаров, алкогольной продукции, электронный документооборот, электронные счета-фактуры, переписка внутри компании и с внешними контрагентами, бухгалтерия, управление персоналом и многое другое. Особенностью СБИС является возможность одновременно использовать онлайн и оффлайн интерфейс. Разработчиком системы СБИС является компания Тензор.
Кроме этого, СБИС имеет другие возможности для бизнеса:
- Согласование цен и договоров: в чате по документы компании могут согласовывать цены и править договоры.
- Накладные, счета-фактуры, акты, УПД. В СБИС есть возможность подписымовать в один клик весь пакет закрывающих документов. При расхождениях можно отправить контрагенту акт и оперативно исправить документ.
- Электронные транспортные накладные. СБИС упростит оформление грузов и наладит обмен документами между грузоотправителем, получателем и транспортной компанией.
- Сверка взаиморасчетов. Чтобы исключить все нестыковки, СБИС мгновенно разошлет акты сверки и поможет быстро сверить взаиморасчеты, даже если контрагентов очень много.
Неважно, какой оператор у контрагента. СБИС гарантировано доставит всем благодаря максимальному роуминговому покрытию.
Еще одно преимущество – со СБИС электронные документы можно пересылать по e-mail: почта есть у всех. Ваш контрагент получит письмо со специальной защищенной ссылкой на документы. Перейти по ней может только владелец электронной подписи. Один клик — и документы подписаны — быстро, удобно и без роуминга.
Подписывать бумаги можно на любом устройстве. Встроенные в СБИС средства позволяют создавать и редактировать офисные (Word, Excel) файлы и учетные документы (накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и прочее) на любом устройстве: телефоне, планшете или компьютере. Со СБИС можно просматривать и подписывать бумаги даже без интернета.
Также компания предлагает готовые решения для любой отрасли: энергетика и ЖКХ, фармацевтика, телекоммуникации, медицина, логистика, производство и многие другие.
Архив электронных документов
С бумагами всегда сложно, ведь они постоянно теряются в общем потоке информации. Со СБИС все просто – электронные документы сами уходят в архив, а бумажные загружайте в виде сканов (их принимает даже налоговая). СБИС напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом. Хранить архив можно как угодно как угодно – в защищенном облаке СБИС или на сервере, чтобы пользоваться в любое время без интернета.
Интеграция
Для компаний, чей бизнес-процесс по созданию документов уже настроен в системе, он там и останется. Специалисты могут выполнить стыковку электронного документооборота СБИС с любой учетной системой, не затрагивая работу сотрудников.
Если у вас специфичная система, просто выгрузите документы в любом формализованном виде. СБИС возьмет на себя их конвертацию в форматы ФНС, подписание и отправку.
Для интеграции с крупными корпоративными системами у СБИС есть инструменты API, позволяющие решать прикладные задачи любой сложности.
Безопасность передачи документов
Все документы в СБИС передаются по зашифрованному каналу, исключающему перехват или подмену данных. Дополнительно можно зашифровать документы в адрес ваших партнеров, используя в качестве ключа электронную подпись или просто пароль.
Тарифы на документооборот и EDI
Рассмотрим тарифы для малого и среднего бизнеса:
Базовые возможности:
|
Бесплатно |
Аккаунт СБИС (обязателен при подключении тарифа):
|
500 руб |
Обмен с контрагентами:
|
3000 руб (для 1 компании) |
Заказы и поставки (EDI) | От 1000 руб |
Электронный документооборот | 6000 руб |
Кадровый ЭДО | 15 000 руб |
Более подробно о тарифах на услуги можно прочитать на официальном сайте компании.
Как подключить СБИС
Подключиться к электронному документообороту очень просто и быстро можно с помощью нашего сервиса, нажав на кнопку ниже.
Если вы еще сомневаетесь, подключаться к СБИС или нет, советуем посмотреть обширный список партнеров системы: